买家的网上查询
为了区分真盘和假盘，您需要一个辨别真伪的程序，否则一旦业务量增加，您可能会陷入电子邮件泛滥的困境。通过买家的查询内容，您可以判断哪些是实际需求，哪些是虚假询盘。请重点处理那些具有明显针对性、可以称为真实询盘的电子邮件。对于没有价值的询盘，要敢于果断地舍弃。
简化电子邮件回复
语言要简明扼要，避免啰嗦冗长而毫无实质内容。请注意，很多外国商人的耐心有限，如果您浪费他们的时间，相当于破坏了商业机会。处理电子邮件是一门艺术，许多外贸业务员实际上并不擅长撰写优质电子邮件。关键在于能否准确把握买家询盘的真实意图，以便提供最有针对性、最符合其需求的回复。
确保电子邮件内容可信
简洁并不意味着省略最基本的礼节。我相信没有人喜欢不礼貌的回复。在与买家初次联系时，您还应注意，在电子邮件结尾附上您详细的联系方式，包括姓名、职位、公司名称、电话、传真、电子邮件地址、网站和公司地址等信息，给对方留下正式的印象。有些厂商在回复时经常失误，容易给人留下负面印象。
恰当表达电子邮件内容
恰当表达实际上是最困难的！其中包含了前两个因素，更重要的是需要专业知识。
买家希望与了解产品的专业人士进行交流。如果您在回复询盘时犯了很多错误，显然是外行，买家会认为您并非真正的生产厂家，或者对产品不熟悉，很可能会立即放弃。因此，在回复时务必详细注明产品规格、包装方式、功能和报价等数据。
充分利用电子邮件传递图片的优势，这样可以更清楚地说明问题，并降低成本。
发送邮件之前，请仔细检查是否有拼写或语法错误，尽量避免给别人留下不良印象。
报价要谨慎，不要给出太大的议价余地，否则会引起买家的怀疑。此外，要根据客户所在的国家和地区，给出不同的报价。例如，欧美客户与南美、中东客户在产品要求上可能存在差异。如果您给南美或中东客户提供欧美市场的价格，很可能会让对方望而却步。
快速回复电子邮件
买家希望尽快得到回复，尤其是在国际贸易中涉及互联网时，很多国外买家更愿意使用这种方式，因为它具有低成本和高效率的优势。如果您对客户的查询回复太慢，不仅会失去商机，还会使对方对您的效率和能力产生怀疑。即使无法立即回复某些问题，也应在内部商议后给予明确答复，切勿盲目承诺，因为这往往会产生反作用。
持续跟踪曾向您发过查询的客户
这一点非常重要。许多人往往认为在线信息丰富，但交易机会却少，或者没有交易机会，于是就失去了信心，并不再重视收到的查询。这种看法是狭隘和愚蠢的。换个角度思考，如果您是买家，您会在第一次与一个陌生的供应商下订单吗？尤其现在市场基本上是买方市场，买家无论通过电子商务还是传统商务手段，都很容易找到大量供应商。因此，千万不要轻视买家的任何查询！
以下是两种跟踪客户的建议方法：
定期向客户发送新产品信息，这种方式往往产生不可低估的效果。
在节假日向客户发送问候和节日贺卡。
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